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公文处理制度
2017-12-08        七台河市交通运输局
    (一)文件制发

  ⒈文件审批权限

  (1)凡以党委名义制发涉及全局工作的方针、政策性文件,要经党委会议讨论通过,由党委书记或被委托的党委委员签发。

  (2)凡以党委名义制发的涉及某一方面工作的文件,经主管领导审核后,由党委书记或被委托的党委委员签发。

  (3)以市交通运输局名义制发的文件,需经主管副局长审核后,由局长或被委托的副局长签发。

  ⒉文件审批制发程序

  文件的审批制发,一般按以下程序办理,即:业务科室起草——分管领导审核——办公室秘书核稿——办公室主任签批——主要领导签发——办公室文书编号——业务科室校对——办公室制发——业务科室下发——办公室归档。

  ⒊行文基本原则

  (1)避免重复行文。已在会议上印发的讲话、报告、方案一般不再发文;已通过其它形式布置了的工作,不再发文;为贯彻上级文件精神的一般性表态或没有实质性内容要求的,不发文件;年年都抓的常规性工作,又没有新的政策性规定和原则性要求的,不发文件;上级已有比较明确具体规定,照抄照转的,不发文件。

  (2)减少党政联合发文。必须党政联合行文的,应是局党委、交通运输局关于重要决策、重大事件、重大行动的安排部署,且需党政机关周知或共同执行的。凡属日常行政管理等行政职权范围的工作,应由交通运输局或其部门行文。

  (3)杜绝非正常渠道行文。文件一般只发组织,不发个人,各基层单位的办公部门为文件的管理部门。

  (4)提高文件质量和行文时效,严格把好文件起草、审核、校对关。注意文件运转的时效性,如无特殊情况,特急件、急件要在特定的时限内办完(一般不超过1个工作日);一般件要在两天内定稿;疑难件要抓紧协调承办,力争在最短时间内办完;急件要在印完的当日发出,一般件要在印完后2日内发出。

  (5)局党委和交通运输局的正式文件按规定的份数,在局办公室统一印制,有关部门提出要超规定份数加印文件的,需经签发领导同意后,予以加印。

  (二)公文处理

  ⒈文件的收发

  (1)外来公文由办公室按收文、登记、拟办、批办、承办(传阅)、办复的程序进行处理。

  (2)办公室收到文件后,应当在24小时内送办公室主任签发拟办或批办意见,并按拟办意见送领导传阅或批办。

  (3)凡需办理的公文,应根据批办意见,送领导批示或交有关单位或部门办理。承办性公文,按职权范围可由承办单位答复的事项,由承办单位直接答复,同时抄送交办单位或交办人;需报请上级领导机关审批的事项,由承办单位代拟报(转)文件,经交办单位或交办人同意后报(转)。外来公文办理后,由办公室负责归档。

  (4)非承办性公文按批办意见传阅。市、团级文件属参阅性文件的,范围一般为主要领导或根据领导批示传阅。

  (5)文件的发放,要严格按照文件特定的发放范围和份数发放。

  (6)下级单位报送的请示、报告,一律报送办公室主任签批,再根据拟办意见送有关领导阅示,然后按领导的批示将文件传给有关部门。

  ⒉公文传阅

  (1)文件传阅由文书负责,要科学组织,灵活采用各种传阅方法,妥善处理在传阅中遇到的问题,达到迅速、安全、保密的目的。

  (2)文书接收、投递文件和信件时,必须仔细谨慎地检查、清点,防止出现漏洞。

  (3)保证机要文件、信件的机密安全,不许私自拆阅和传递任何公私信件。

  (4)传阅文件要件件有登记,一天一核对,绝密文件当日送、当日取,坚持直取直送,市团级文件15天内传阅完毕,原则上按照先上后下、先主管后主办的顺序传阅,避免文件横传。

  (5)阅看文件后要在文件批阅单上签阅文人姓名。如需借用,需办理借阅手续,任何人不得随意抽走夹内文件。

  (6)为保证机关工作人员及时阅文,凡阅看文件的同志应尽快阅文。

  ⒊文件的借阅

  (1)借阅文件需经相关领导批准,并做好借阅登记,阅后三日内返回。

  (2)密级、市团级文件,仅在阅文室借阅,未经主管领导批准,不准将文件带出阅文室。

  ⒋归档立卷

  (1)归档的文件材料,应按自然形成规律,保持它们的历史联系,分类立卷,正确地反映机关党的领导活动和各项工作活动,以便查找利用。

  (2)档案员要把归档的文件正确立卷,拟定保管期限,按规定时间移交档案室归档。

  (3)归档的案卷,应编有案卷目录,按要求及时送档案局归档。归档时应查点清楚,并由接交双方在移交目录上签字。

  ⒌文件的清缴与销毁

  (1)文件清缴一年一次。每次清缴文件要下发文件清缴单。在每年三、四月份进行,缴期为十五天至三十天。

  (2)文件的销毁一年一次。每次清缴文件结束后,把销毁的文件送到指定地点监督销毁。

  (3)销毁档案时,事先要经分管副局长批准签字,并指定专人监销,监销人要在监销清单上签字。

主办单位:七台河市交通运输局 七台河市交通运输局计划信息科承办 七台河市交通运输局计划信息科技术支持
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